It’s a trap!

Wat is een document? Het begon ooit als een platgeslagen stuk klei waar met een stokje tekens in werden gekrast. 8.000 jaar later werden deze teruggevonden en na jarenlange studie van archeologen kwam men tot de conclusie dat er stond geschreven: ‘Ik krijg nog 3 geiten van jou’.

Via papyrus en perkament-rollen kwamen we in Europa in de 15e eeuw bij papier en massaproductie via boekdrukpersen. Ons besef van wat een document eigenlijk is wordt nog steeds ingegeven door de vorige revolutie in informatievastlegging en -distributie. Toen Pc’s gemeengoed werden als instrument om documenten te maken waren de applicaties dan ook sterk gericht op het snel en mooi produceren van papieren documenten. Het creatieproces was digitaal geworden, maar het beoogde eindresultaat was niet fundamenteel anders dan het eerste gedrukte boek uit de 1452.

De meeste tekstverwerkers die vandaag de dag in gebruik zijn, houden vast aan dit concept. Er zijn honderden functies voor paginanummering, voetnoten en lay-out om tot een leesbaar eindresultaat te komen – op papier. Ook veel IT-instrumenten rond het beheren en ontsluiten van documenten zijn nog gericht het concept van een documenten als een digitale stapel papier. Klaar om te printen voor ‘echt’ gebruik.

Maar de moderne manieren van samenwerking passen om allerlei redenen niet meer bij een papier-georiënteerde manier van vastleggen en distributie. Papier is statisch, plaatsgebonden en tegenwoordig veel duurder en trager in transport dan bits. Het is die combinatie van beperkingen die heeft geleid tot nieuwe manieren van de creatie van documenten waarbij zowel het creatieproces als het eindresultaat volledig digitaal is. Een bekend voorbeeld hiervan is Wikipedia, ’s wereld grootste encyclopedie die door miljoenen participanten permanent geschreven en herschreven wordt met de nieuwste inzichten op het gebied van technologie, wetenschap, geschiedenis, cultuur of de biografie van Andre Hazes. In deze nieuwe verschijningsvorm is een document dus een verzameling informatie op een overeengekomen plek online. De URL is het document.

De meeste tekstverwerkers verraden hun leeftijd, naast de focus op papier ook door de focus op documenten als discrete files-die-op-een-opslag-medium-staan. Tekstverwerken is ontstaan voordat pc’s vanzelfsprekend via netwerken konden communiceren. En die conceptuele legacy is vandaag nog steeds het uitgangspunt voor wat een digitaal document is.

Van de binaire formats van Wordstar (.ws) zijn we via Wordperfect (.wpd), Microsoft office (.doc) bij XML-based formats terecht gekomen zoals ODF en OOXML. Het doel van de ODF was ooit het doorbreken van de dominantie van het binaire Microsoft .doc format. Een file-formaat dat met enige regelmaat veranderde en dus lastig te ondersteunen was door andere partijen dan Microsoft zelf. Dat was natuurlijk ook precies de bedoeling. Als je eenmaal dominant bent heb je er geen belang bij dat anderen met jou compatibel zijn, dat geeft maar concurrentie en daar zit je niet op te wachten als je winstmarges van 65% of meer maakt.

Met verbazing las ik dan ook gisteren de berichtgeving over een workshop met als doel OpenOffice compatibel te maken met de proprietary variant van Microsofts OOXML file-formaat. De operationele wens van individuele OpenOffice gebruikers om compatibel te zijn met .docx is begrijpelijk. Ze zijn namelijk een minderheid in een landschap dat volkomen wordt gedomineerd door Microsoft Office, en dat slaat tegenwoordig documenten op als .docx. Als je er voor kiest om geen MS-office te gebruiken (om wat voor reden dan ook) kan het nog een hele klus zijn om alle details van zo’n document goed in te lezen. De meeste gebruikers van tekstverwerkers hebben geen notie van het feit dat zij door het gebruik van dit formaat het leven van deze minderheid knap lastig maken en mailen dus dit digitale asbest vrolijk rond.

Voor alle duidelijkheid, de .docx versie van OOXML is niet hetzelfde als de ISO versie van OOXML. .Docx is een proprietary file-formaat, ISO-OOXML is een standaard. Hoewel voor de certificatie van die standaard wel ISO zelf bijna gesloopt werd door omkoping en intimidatie tijdens het stemproces. De ISO variant is nog door niemand geïmplementeerd, zelfs niet door de bedenkers ervan.

Het oplossen van adoptieproblemen van OpenOffice door achter de proprietary file-formats van je tegenstander aan te rennen lijkt me dan ook een heilloze weg. Net als .doc kan .docx met ieder servicepack subtiel veranderd worden om 100% uitwisselbaarheid te voorkomen. Actief sleutelen aan de eigen software om alternatieven te blokkeren is tenslotte niet nieuw voor Redmond.

Microsoft leeft nog steeds van Windows en Office licenties, ook al proberen ze al jaren lang hardnekkig andere markten te veroveren, zoals mobiele telefonie. Er vanuit gaan dat een dergelijke partij met een dergelijke geschiedenis rustig achterover gaat zitten terwijl hun cashcow wordt ontmanteld is… nogal naïef.

Als de toekomst van documenten echt digitaal is vraagt dit naast nieuwe manieren van werken ook een nieuw instrumentarium. Paginanummering en voetnoten zijn in hypertekst niet relevant. Aangezien de meeste documenten die de meeste gebruikers in de meeste organisaties produceren niet meer dan 1 tot 3 pagina’s zijn en gemaakt worden op basis van templates, is een browser met wat plug-ins voldoende. Voor de eindgebruiker betekent het dat pc’s minder belangrijk zijn en steeds meer werk ook prima op bijvoorbeeld tablets gedaan kan worden. Tablets zijn heel anders dan pc’s maar dat is geen enkele barrière voor razend snelle omarming. In tegenstelling tot wat vaak beweerd wordt, hoeft ‘anders’ dus helemaal geen probleem te zijn, als het maar sexy gevonden word.

Je verklaarde tegenstander na-apen op hun eigen speelveldje is in geen geval een goede strategie. Zoals een groot strateeg lang geleden (in a galaxy far away) al zei:it’s a trap!